Jika Anda sering menggunakan aplikasi Microsoft Word untuk menyimpan dokumen penting, maka Anda perlu mengetahui cara proteksi file word agar tidak mudah diakses oleh orang yang tidak berwenang. Proteksi file word sangat penting untuk menjaga kerahasiaan dokumen dan mencegah dokumen tersebut diubah atau dihapus oleh orang lain. Berikut adalah beberapa cara proteksi file word yang dapat Anda terapkan:
1. Menggunakan Password
Salah satu cara proteksi file word yang paling umum adalah dengan menggunakan password. Anda dapat menambahkan password pada file word sehingga hanya orang yang mengetahui password tersebut yang dapat membuka dan mengedit dokumen tersebut. Untuk menambahkan password pada file word, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut:
- Buka file word yang ingin Anda proteksi
- Pilih menu File lalu klik Info
- Pilih Protect Document lalu pilih Encrypt with Password
- Masukkan password yang ingin Anda gunakan dan klik OK
- Ulangi password yang sama dan klik OK
Dengan menambahkan password pada file word, maka hanya orang yang mengetahui password tersebut yang dapat membuka dan mengedit dokumen tersebut.
2. Menggunakan Fitur Permission
Fitur permission pada Microsoft Word memungkinkan Anda untuk mengontrol siapa yang dapat membuka, mengedit, dan mencetak dokumen tersebut. Anda dapat menambahkan permission pada file word sehingga hanya orang yang memiliki izin dari Anda yang dapat membuka dan mengedit dokumen tersebut. Untuk menambahkan permission pada file word, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut:
- Buka file word yang ingin Anda proteksi
- Pilih menu File lalu klik Info
- Pilih Protect Document lalu pilih Restrict Editing
- Pilih Allow only this type of editing in the document
- Pilih No changes (Read only) pada bagian Formatting restrictions
- Masukkan password pada bagian Exceptions (optional) jika diperlukan
- Klik Yes, Start Enforcing Protection
- Masukkan password untuk mengontrol permission pada dokumen tersebut
Dengan menambahkan permission pada file word, maka hanya orang yang memiliki izin dari Anda yang dapat membuka dan mengedit dokumen tersebut.
3. Menggunakan Fitur Digital Signature
Fitur digital signature pada Microsoft Word memungkinkan Anda untuk menandatangani dokumen secara digital dan memberikan tanda tangan elektronik pada dokumen tersebut. Dengan menggunakan fitur digital signature, Anda dapat menjamin integritas dan keaslian dokumen tersebut. Untuk menambahkan digital signature pada file word, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut:
- Buka file word yang ingin Anda proteksi
- Pilih menu File lalu klik Info
- Pilih Protect Document lalu pilih Add a Digital Signature
- Ikuti instruksi untuk membuat tanda tangan digital Anda
- Klik Sign
Dengan menambahkan digital signature pada file word, maka Anda dapat menjamin integritas dan keaslian dokumen tersebut serta mencegah dokumen tersebut diubah oleh orang lain.
4. Menggunakan Fitur Information Rights Management
Fitur Information Rights Management (IRM) pada Microsoft Word memungkinkan Anda untuk mengontrol hak akses pada dokumen tersebut. Anda dapat menambahkan IRM pada file word sehingga hanya orang yang memiliki izin dari Anda yang dapat membuka dan mengedit dokumen tersebut. Untuk menambahkan IRM pada file word, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut:
- Buka file word yang ingin Anda proteksi
- Pilih menu File lalu klik Info
- Pilih Protect Document lalu pilih Restrict Access
- Pilih Use IRM to restrict access to this document
- Masukkan email atau nama pengguna yang diizinkan pada bagian Permitted people
- Pilih opsi yang diinginkan pada bagian Rights Management permissions
- Masukkan password untuk mengontrol IRM pada dokumen tersebut
- Klik OK
Dengan menambahkan IRM pada file word, maka hanya orang yang memiliki izin dari Anda yang dapat membuka dan mengedit dokumen tersebut.
5. Menyimpan File Word di Lokasi yang Aman
Terakhir, Anda dapat mengamankan file word dengan menyimpannya di lokasi yang aman seperti di hard disk eksternal, flashdisk, atau cloud storage yang dilengkapi dengan fitur proteksi. Dengan menyimpan file word di lokasi yang aman, maka Anda dapat mencegah dokumen tersebut diakses oleh orang yang tidak berwenang.
Kesimpulan
Proteksi file word sangat penting untuk menjaga kerahasiaan dokumen dan mencegah dokumen tersebut diubah atau dihapus oleh orang lain. Ada beberapa cara proteksi file word yang dapat Anda terapkan seperti menggunakan password, fitur permission, digital signature, Information Rights Management, dan menyimpan file word di lokasi yang aman. Dengan menerapkan cara proteksi file word yang tepat, Anda dapat memastikan kerahasiaan dan keamanan dokumen Anda.
